Die in den Teilnahmebedingungen festgelegten Formate werden benötigt, weil nominierte Beiträge den wahlberechtigten Mitgliedern der Allianz Vielfältige Demokratie auf einer geschützten Plattform zur Verfügung gestellt werden. Das Konvertieren von Mediendaten, wie VOB-Container-Daten auf einer Film-DVD, in webfähige Formate ist bei der Fülle an Bewerbungen sehr zeitintensiv. Printbeiträge werden als ungeschützte PDF-Daten benötigt, da jeder eingereichte Beitrag mit einer individuellen Kennung versehen wird und im Fall der Nominierung ebenfalls über die Online-Plattform zugänglich gemacht wird.