Planungsprozesse – insbesondere solche für große Bau- und Infrastrukturprojekte – nehmen viel Zeit in Anspruch. Grund dafür ist, dass zahlreiche Verfahrensschritte mit umfangreichen Untersuchungen zu erledigen sind.

Nicht selten kommt es aufgrund fehlenden Personals, einem “Behördenpingpong” oder neuer Prüfungsforderungen zu Verzögerungen bei der Genehmigung. Auf Seiten der Vorhabenträger können Planungsmängel, unvorhergesehene technische Herausforderungen und Geldmangel Planungsprozesse verlängern.

Gute Bürgerbeteiligung beginnt bereits lange vor bzw. mit dem Start eines Planungsprozesses. Bürgerbeteiligung ist dann nicht etwas, das außerplanmäßig stattfindet, sondern das mit den verschiedenen Planungsphasen verzahnt ist.

Bürgerbeteiligungsmaßnahmen und einzelne Planungsschritte können parallel ablaufen und sollten sich ergänzen. Das frühe Eingehen auf die Sorgen von Anwohnern und die unmittelbare Berücksichtigung von Hinweisen der lokalen Bevölkerung können dazu beitragen, Verzögerungen und Kostensteigerungen bei der Planung zu vermeiden. Eine frühzeitige Identifizierung der potentiell Betroffenen eines Projekts und deren wertschätzende Einbeziehung kann dazu führen, dass es nicht zu Protestaktivitäten (z.B. Bauplatzbesetzungen) oder jahrelange Gerichtsverfahren (mit aufschiebender Wirkung oder einem Baustopp) kommt.

Frühzeitig begonnene und wertschätzende Bürgerbeteiligung verlängert keinen Planungsprozess, sondern kann im Gegenteil dazu beitragen, dass komplexe Projekte ohne protestbedingte Unterbrechungen fertig gestellt werden können.

In der Tat ist ein gutes Erwartungsmanagement entscheidend für eine gelingende Bürgerbeteiligung. Werden beispielsweise falsche Erwartungen dahingehend geweckt, was genau der Beteiligungsgegenstand ist oder welchen Einfluss Beteiligungsergebnisse auf die Entscheidungsfindung nehmen werden, schadet Bürgerbeteiligung schnell mehr als sie nützt.

Umgekehrt beinhaltet ein gutes Erwartungsmanagement die deutliche Klärung und Kommunikation, worum es bei einer Bürgerbeteiligung geht, also was genau der Beteiligungsgegenstand ist.

Geht es beispielsweise im kommunalen Verkehrsbereich um die Anordnung des ruhenden Verkehrs in einer einzigen Straße oder um die Parkregelung / das Parkraummanagement in einem ganzen Quartier? Oder geht es um die Veränderungen der Mobilität im Quartier insgesamt und sich daraus ableitende Maßnahmen? Und stehen Maßnahmen (teilweise) schon fest oder werden welche gesucht? Gibt es Haushaltsmittel für entsprechende Maßnahmen oder geht es zunächst nur um ein Konzept und es ist noch offen, ob die erarbeiteten Maßnahmen auch umgesetzt werden? Solche Fragen müssen geklärt und leicht verständlich vermittelt werden.

Das gilt ebenso für die Frage, was mit den Ergebnissen passieren wird. Arbeitet ein Fachplanungsbüro die Ergebnisse in ihr Konzept ein? Oder stehen die Beteiligungsergebnisse „neben“ der Arbeit der Fachplaner und gehen nachrichtlich an die Politik? Ist es Ziel der Bürgerbeteiligung Lösungen für bestehende Konflikte im Verkehrsbereich im Quartier zu finden und die Verwaltung wird an der Lösungsfindung mitarbeiten, auf rechtliche und fachliche Machbarkeit achten und den gemeinsam erarbeiteten Vorschlag dann der Politik zum Beschluss vorschlagen?

Dieses Beispiel macht deutlich: werden die Möglichkeiten und Grenzen der Bürgerbeteiligung nicht genau genug geklärt und/ oder nicht allgemein verständlich kommuniziert, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Das führt auch zu falschen Erwartungen.

Klärt man diese Punkte hingegen, ergibt sich daraus eine klare Rollenklärung zwischen fachlich Verantwortlichen, Verwaltung, Bürgerschaft Stakeholdern, Politik und Entscheidern.

Gutes Erwartungsmanagement ermöglicht nicht nur eine erfolgreiche Bürgerbeteiligung, sondern führt auch zu einem deutlich besseren miteinander und stärkt das Vertrauen in den Planungs- und Entscheidungsprozess.

Tatsächlich ist es schwer, alles zu wissen und zu verstehen, was für einen Planungsprozess nötig ist. Doch das ist keine Voraussetzung. Um dem Arzt Hinweise zu geben, was für eine Krankheit ich haben könnte, muss ich kein Mediziner sein. Und um dem Architekten Hinweise zu geben, wie ich leben will und was mir für mein Haus wichtig ist, muss ich sein Fach nicht studieren und verstehen. Das ist sein Job.

Auch ist es Aufgabe des Architekten mir zu erklären, welche Möglichkeiten und Grenzen es gibt, welche Anregungen aufgegriffen werden können und wo welche technische Möglichkeiten oder baurechtliche Vorgaben Grenzen setzen. Und obwohl es dazu diese Fachlichkeit des Architekten braucht, kommt niemand auf die Idee ein Haus zu planen, ohne mit dem künftigen Nutzer zu sprechen.

Wenn sich nur Fachleute politisch beteiligen dürften, sei es bei Wahlen, sei es bei planerischen Entscheidungen, würde unsere Demokratie zur Expertokratie.

Bürgerbeteiligung ist eines der wenigen Instrumente, mit denen bei den Teilnehmenden Wissen erzeugt und Verständnis für die Rahmenbedingungen geschaffen werden kann. Beteiligungsformate wie Bürgerräte und Planungszellen zeichnen sich gerade dadurch aus, dass Experten fachliche Inputs geben, die den Teilnehmenden Wissen vermitteln und sie befähigen, fundierte Diskussionen zu führen. Formate wie Planungsworkshops sind geregelte, moderierte Debatten, bei denen Fachleute, aber auch politische Funktionsträger planerischen und fachliche Rahmenbedingungen, aber auch die Grenzen politischer Handlungsspielräume darlegen können.

Gute Bürgerbeteiligung sorgt dafür, dass Bürger*Innen keine Zuschauer (mehr) sind, die sich nur deshalb über Politiker*Innen ärgern, weil ihnen niemand die planerischen und fachlichen Rahmenbedingungen erklärt hat.

Gute Bürgerbeteiligung braucht tatsächlich Zeit, den Einsatz von Personal und auch Finanzen. Dieser Ressourceneinsatz ist aber kein Selbstzweck.

Bürgerbeteiligung dient dazu, die Qualität von Projekten zu verbessern, indem unterschiedliche Interessen frühzeitig einfließen. Sie erhöht damit auch die Wahrscheinlichkeit einer breiteren Akzeptanz von Vorhaben.

Gerede wenn Zeit, Personal- und Finanzressourcen knapp sind, sollte vermieden werden, dass sich Vorhaben und Projekte durch Einsprüche oder auch durch aufwändige Debatten in politischen Gremien (und damit verbundene mehrfache politische Beratungen) in die Länge ziehen. Sowohl politische als auch rechtliche „Diskursschleifen“ (letztere insbesondere bei Infrastrukturvorhaben) binden sehr viele Ressourcen und kosten viel Zeit.

Die Praxis zeigt, dass Bürgerbeteiligung darüber hinaus auch während der Planungsphase oft dazu beitragen kann, Prozesse zu beschleunigen. Fixe Termine für Beteiligungsveranstaltungen setzen auch nicht verschiebbare Termine für die fachliche Planung und Vorbereitung. Schließlich muss man etwas präsentieren und zur Diskussion stellen. Solche klaren und nicht aufschiebbaren Fristen beschleunigen Planungsverfahren.

Deshalb sollte man gerade bei knappen Ressourcen mit einer frühzeitigen und qualitativ hochwertigen Bürgerbeteiligung ansetzen. Denn die kann unter dem Strich tatsächlich Geld, Personal und Ressourcen sparen

In Beteiligungsprozessen machen oft vor allem jene gerne mit, die sich auch anderweitig bereits engagieren und Gehör verschaffen. Doch tatsächlich ist Beteiligung genau dazu da, jenen Angebote zu machen, die bislang nicht aktiv mitgestalten konnten oder wollten.

Um im Vorfeld einer politischen Entscheidung alle Interes sen zu berücksichtigen, das Gemeinwohl effektiv zu fördern, hohe Akzeptanz herzustellen, das Vertrauen in demokratische Institutionen zu stärken und letzt-lich die Zufriedenheit der Bürger mit der Demokratie zu erhöhen, braucht es breite Beteiligung.

Breite Beteiligung misst sich nicht an der reinen Anzahl derer, die mitmachen. Vielmehr ist eine Beteiligung dann breit, wenn alle Interessen, Meinungen und Ideen, die es in einer politischen Gemeinschaft gibt, möglichst gut abgebildet sind.

Vielfalt statt Vielzahl lautet die Devise.

Breite Beteiligung folgt somit dem Grundsatz der Inklusivität: Die ohnehin Aktiven und Integrierten, die formal Gebildeten und mittleren Altersgruppen sollen nicht überrepräsentiert sein. Sondern es sollen alle Gruppen angemessen vertreten sein, die die Entscheidung etwas angeht – auch jene, die ihre Stimme sonst eher selten erheben oder schwer erheben können. Breite Beteiligung öffnet sich demnach nicht nur uneingeschränkt für alle Bürger, sie fördert sogar aktiv die Teilnahme beteiligungsferner Gruppen.

 Für das Gelingen breiter Beteiligung sind zwei strukturelle Entscheidungen von entscheidender Bedeutung: erstens die Auswahlmethode (wen spreche ich wie an?) und zweitens die Wahl des passenden Beteiligungs- formats (nach welchen Spielregeln in welchem Rahmen findet der Dialog statt?

Die Wahl geeigneter Methoden und Formate ist Voraussetzung für erfolgreiche breite Beteiligung, aber natürlich noch nicht hinreichend. Die Auswahl der Termine, niederschwellige Angebote, Aufbau persönlicher Beziehungen und einer Vertrauensbasis sowie ein atmosphärisch angenehmes Umfeld tragen ebenfalls dazu bei.

Ob also immer „nur die gleichen Personen“ mitreden, ist nicht zufallsbedingt, sondern kann gezielt vermieden werden. Wer gut und breit beteiligt, hat Erfolg.

Wer nur nach Wünschen fragt, wird eine Wunschliste bekommen. Und damit ist die Unzufriedenheit der Bürger*innen mit dem Prozess schon programmiert. Denn natürlich kann und soll Politik und Verwaltung nicht Wunschlisten abarbeiten.

Bürgerbeteiligung soll nicht nach Wünschen einzelner fragen, sondern Prozesse anregen, deren Ziel es ist, die besten Lösungen für viele zu entwickeln.

Dabei kommt es auf die Wahl der Methoden und Formaten an: Beteiligungsformate, die ausschließlich im digitalen Raum stattfinden, leisten oft nicht mehr als das Einsammeln von Wünschen oder generieren ein Stimmungsbild. Ohne analoge Formate, ohne die Möglichkeit Fragen zu stellen, ins Gespräch zu kommen, einen kreativen Prozess zu starten, bleibt dann die Bürgerbeteiligung hinter ihren Möglichkeiten.

Wer sich aktiv an der Gestaltung der Stadtgesellschaft beteiligt und z.B.in einem der zahlreichen Beiräten und runden Tischen mitarbeiten, wünscht nicht nur, sondern bringt viel ein: Neben den regelmäßigen Zeiträumen für Sitzungen und Arbeitsgruppen beraten die Beiräte Verwaltung und Politik und bringen als Interessensvertreter unterschiedlicher Bevölkerungsgruppen wichtige Aspekte ein.

Viele Kommunen, die beteiligen, erleben, mit welchem Einsatz Bürger*innen aktiv mitarbeiten und vielen Stunden unbezahlt aktiv sind, wenn Sie die Räume und Freiräume dafür bekommen. Leerstände werden umgenutzt, Grünflächen mitgestaltet, Urban Gardening aktiviert Nachbarschaften, bei Nachhaltigkeitstagen stehen Aktive Stunden an Ständen und zeigen was möglich ist.

Politik und Verwaltung muss das Vertrauen, dass sie einfordert auch geben – also Räume und Freiräume schaffen für die Ermöglichung von aktivem Tun, von Selbstwirksamkeitserfahrung.  So wird die Stadt bunter und die Menschen die dort leben sichtbarer – weil Bürger*innen eben nicht nur Wunschzettel abgeben wollen, sondern mitgestalten.

Natürlich gibt es in unserer Gesellschaft auch Menschen mit merkwürdigen Ansichten und unsäglichen Umgangsformen. Das kann lästig sein, manchmal sogar schmerzhaft. Doch bislang ist noch kein Beteiligungsprozess allein an solchen Akteuren gescheitert.

Denn wer früh, umfassend, wertschätzend und breit beteiligt, stellt rasch fest, dass dieses Angebot angenommen wird. Und genau jene Menschen, die sich ernsthaft beteiligen wollen, tolerieren echte Querulanten nicht sehr lange. In der Abwehr von destruktiven Störungwn aller Art sind Beteiligende und Beteiligte tatsächlich Verbündete mit dem gleichen Ziel: Ernsthafte Beteiligung zu ermöglichen.

So können Querulanten letztlich sogar einen positiven Beitrag zur Gruppenfindung leisten. Auch einen zweiten Vorteil können kritische Stimmen haben: Treten sie gehäuft und mit ähnlichen Arguiemnten auf, ist es ein guter Anlaß, den Prozess selbst kritsich zu hinterfragen: Möglicherweise wurde zu spät, zu wenig oder es wurden zu wenige beteiligt. Dann ist eine Nachbesserung angesagt.

Gute Bürgerbeteiligung ist weder fehler- noch konfliktfrei. Aber sie ist lernfähig. Und dafür braucht sie alle, die Mitgestaltenden ebenso wie jene, die gegen den Strom schwimmen.

Eine Grundidee der Bürgerbeteiligung besteht ja darin, an einer wichtigen Entscheidung diejenigen Menschen zu beteiligen, die von dieser Entscheidung auch betroffen sind. Diese Gruppe ist nicht immer repräsentativ für die Gesamtbevölkerung. Und sie muss es in diesem Fall auch nicht sein.

Gute Bürgerbeteiligung liefert Ergebnisse, die stellvertretend für die Gesamtheit aller Betroffenen stehen. Die gewählten politischen Vertreter werden bei ihrer Entscheidung prüfen, ob eine vorgelegte Bürgerempfehlung überhaupt aussagekräftig und gemeinwohlorientiert ist. Daher ist die Auswahl von Betroffenen in einem Beteiligungsprozess eine Schlüsselfrage, die auch gut gemeistert werden kann.

Wenn die Bürgerinnen und Bürgern allerdings nicht an einer Entscheidungsfrage beteiligt werden sollen, sondern von ihnen eher das Einbringen von lokalem Wissen, Ideen oder Anregungen erwartet werden, ist eine Auswahl aus der Grundgesamtheit nicht unbedingt erforderlich. Denn grundsätzlich dürfen mehr umsetzbare Ideen erwartet werden, je mehr Menschen dazu gefragt werden. Ist bei einer Bürgerbeteiligung beispielsweise die besondere Perspektive von einzelnen Personengruppen von Relevanz (z.B. Bahnhofsnutzung durch Sehbehinderte), ist sogar eine überproportionale Beteiligung dieser Personengruppen erfolgversprechend.

In jedem Fall gilt: Entscheidend für den Erfolg von Beteiligung ist nicht die „Repräsentativität“ der Ergebnisse, sondern deren Qualität unter Berücksichtigung unterschiedlicher Sichtweisen. Sie legen die Grundlage für legitimierte Entscheidungen der repräsentativ gewählten Gremien.

Wenn das so wäre, könnte man Beteiligung schlicht simulieren: Man könnte Kohorten fingieren, z. B. die Dauernörgler, die direkt Betroffenen, die Besserwisser, die Karrieristen, die Idealisten, die Veränderungsprofiteure und die Profiteure vom status quo usw., denen man Positionen zuweist. Und fertig.

Doch was wäre damit gewonnen, wer hätte was gelernt, wer wüsste nach der Beteiligung mehr als vorher?

Ein guter Beteiligungsprozess lebt vom munteren Austausch und von zivilisierter Streitkultur um die Sache. Alle lernen dabei, verlassen mal kurz die eigene Rolle und den Routinetunnel. Gerade weil man sich schon vorher einige Knackpunkte und deren Protagonisten denken kann, ist der Beteiligungsprozess ja so wichtig für die Verständigung zur Sache.

Die Verständigung setzt selbstredend einen Verständigungswillen voraus. Es geht darum, Schnittflächen der Interessen zu vergrößern und ein breiteres Verständnis für den erforderlichen Abwägungsprozess zu erzielen.

Diese Haltung muss vom Prozessinitiator und von Seiten der Moderation in das Beteiligungsgeschehen reingetragen werden.

Es geht darum, in kokreativer Atmosphäre genau das, was wir schon wissen, zuusammenzuführen, zuzuspitzen, aufzulösen, zu ergänzen und neu zusammenzufügen zu einem Mehr, als wir schon wussten. Jeder nimmt aus der Entdeckungsreise eigene Entdeckungen mit und die Reise kann klippenfreier fortgesetzt werden auf der gemeinsam erarbeiteten Reiseroute. 

Gute Beteiligung fördert den Austausch. Gerade dann, wenn es scheinbar feste Positionen und Parteien gibt. Denn dieser Austausch verändert nicht nur Ideen, sondern immer auch die Beteiligten.

Tatsächlich hat Bürgerbeteiligung viel mit Konflikten zu tun. Oft sind Konflikte der Auslöser. Oft treten in der Beteiligung vermeintlich neue Konflikte auf und am Ende sind selten alle wirklich zufrieden.

Doch genau aus diesem Grund ist Beteiligung so wichtig: Es gibt Konflikte in unserer Gesellschaft, ja im Grunde bei jedem Vorhaben. Immer profitieren einige, andere nicht. Wiederum andere müssen möglicherweise verzichten, erdulden, tolerieren. Das fällt in einer immer individualisierteren Gesellschaft vielen immer schwerer.

Bürgerbeteiligung ist kein Allheilmittel, dass Konflikte abräumt, schon gar nicht still und leise. Die Stärke von Beteiligung ist es, solche Konflikte sichtbar, verstehbar und damit auch bearbeitbar zu machen.

Je mehr Beteiligte erkennen, dass auch die Interessen anderer berechtigt sind, um so größer ist die Chance, am Ende akzeptable Lösungen zu generieren. Hinweis: Broschüre „Bürgerbeteiligung in Kommunen verankern“

Um die Argumente nachvollziehbar, rechtzeitig und klar zu erkennen, ist von nicht zu überschätzender Bedeutung, dass die Kommunikation alle Bürgerbeteiligungsprozesse und Anstrengungen zu begleiten hat und gut geplant und professionell ausfällt.

Selten gibt es eine Lösung, die alle gleichermaßen glücklich macht. Oft aber macht Beteiligung die Lösung besser. Und das in doppelter Hinsicht: Mehr Menschen können sich damit arrangieren und jene, die es nicht können oder wollen haben tatsächlich geringere Chancen, die Lösung auf juristischem oder politischem Weg zu verhindern, wie mehrere politikwissenschaftliche Studien belegen.

Gerade, wenn gemeckert wird, ist Beteiligung besonderes hilfreich. Weil sie gegenseitige Wertschätzung fördert, Kompromisse fordert und Pfade zu Lösungen aufzeigt.